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  • 淺析城鄉居民社會養老保險檔案的規范化管理 來源:中國勞動保障新聞網 作者:秦山 日期:2018-10-08
    [導讀]由于城鄉居民社會養老保險是一項新興的事業,棗陽市又是人口大市,參保人數眾多,業務檔案數量龐大,如何完善業務檔案管理工作,切實維護廣大參保人的利益,是城鄉居民社會養老保險工作的一項重要任務。

      城鄉居民養老保險業務檔案,主要是在辦理參保登記、待遇領取、事項變更、關系轉移等城鄉居民社會養老保險業務過程中直接形成的具有利用和保存價值的文字材料、電子文檔等歷史記錄。由于城鄉居民社會養老保險是一項新興的事業,棗陽市又是人口大市,參保人數眾多,業務檔案數量龐大,如何完善業務檔案管理工作,切實維護廣大參保人的利益,是城鄉居民社會養老保險工作的一項重要任務。

      一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作現狀

      棗陽市于2012年6月被國務院確定為第四批城鄉居民養老保險工作試點縣市,截至2017年12月31日,參保人數54.69萬人,適齡城鄉居民參保率高達99.8%。在超額完成參保繳費任務的同時,棗陽市城鄉居民社會養老保險管理局規范有序進行業務檔案的歸檔工作,全面加強檔案管理規范化、制度化、信息化建設。一是檔案保管的設施、設備已基本完善。投資70多萬元,按標準建設檔案閱覽室、檔案庫房,添置檔案密集柜15組,配備了電腦、掃描機、滅火器、防紫外線窗簾、空調等檔案保管設施設備,達到防火、防潮、防塵、防蟲等“十防”要求。同時為各鎮(辦、區)人社服務中心配備了電腦、打印復印一體機、檔案鐵皮柜等設備。二是業務檔案管理工作成效顯著。2014年 12月順利通過升一級檔案達標升級檢查驗收,目前已歸檔入庫文書檔案54卷、城鄉居民養老保險專業檔案11123卷、會計檔案67卷、設備檔案11卷、聲像檔案4冊、實物檔案1卷8件、電子檔案1卷14盤及各類資料。三是初步實現業務檔案信息化管理。安裝了科怡檔案管理應用軟件,配備了檔案數據管理專用服務器,建立了全部文書檔案和參保專業檔案的全文數據庫。目前已經微機錄入544275條,掃描1635102幅。并與專業科技公司聯合,在全省縣市首家開發了城鄉居民參保業務檔案管理軟件系統,對所有參保檔案資料全部電子掃描上傳系統,可通過檔案信息系統調取、查閱和管理檔案,提高了檔案查詢、調取便捷率。

      二、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作存在的問題

      (一)檔案管理工作重視不到位。在推進城鄉居民社會養老保險工作過程中,一部分基層領導對檔案管理工作認識不到位,存在“重完成參保繳費任務、輕后續檔案管理”的觀念。對城鄉居民社會養老保險業務檔案管理在經費投入、軟硬件和人員配備等方面均不到位,棗陽市18個鎮(辦、區)目前無一建立專門的城鄉居民社會養老保險業務檔案室、未配置相應的檔案管理設備,也未配備專職檔案管理人員,所形成的業務材料沒有歸集成規范的檔案材料,檔案材料存放地的防潮、防火、防盜等安全防范措施不完備,不利于檔案的安全完整。

      (二)檔案管理制度不規范。城鄉居民社會養老保險檔案管理工作還在起步階段,雖然在推進城鄉居民社會養老保險工作中,按照上級有關要求建立了業務檔案管理辦法,但由于業務檔案管理工作政策性強、涉及面廣、變動性大,標準要求高,現有的管理制度和管理程序的標準化、規范化和細致度還不夠,使得在業務檔案管理中,對材料的歸檔選擇、分級、分類管理及銷毀沒有統一的標準可以遵循。

      (三)檔案管理技術方法不先進。棗陽市城鄉居民社會養老保險業務檔案由于數量過于龐大,無法進行電子采集,所以仍然沿用傳統的人工操作模式,電子化、信息化水平還很滯后,導致在檔案管理中耗時、耗力,耗財,工作效率不高。

      (四)檔案收集工作質量不高。城鄉居民社保業務檔案收集工作是由鄉鎮、村兩級經辦機構完成,首先要由參保人填寫申請表單交村城鄉居保協理員初審,經村委會蓋章確認后送鄉鎮人社服務中心審核,再由人社服務中心工作人員定期匯總各村業務材料送至市城鄉社保局復核,經過環節多,耗時耗力,這中間任何一個環節延誤或出差錯,都會影響業務檔案收集整理的質量和效率。但基層經辦機構人手不足,目前棗陽市18個鎮(辦、區)人社服務中心均只設四至五名經辦人員,村設協理員一名,且人員變動頻繁,影響了業務檔案的收集整理的質量和效率。另外,由于一部分參保人文化水平低,有的村協理員素質不高指導不力等原因,類似申請表單填寫不規范、身份信息不準確、繳費檔次選擇和申請事項隨意涂改等情況時有發生,申請人和經辦人簽字及村委會印章也經常遺漏,檔案材料的完整性、規范性、準確性、嚴謹性較差。

      (五)檔案管理人員素質不高。城鄉居民社會養老保險業務檔案量大、涉及業務環節多、政策性和專業性強,要做好檔案管理工作,要求檔案管理人員不僅要熟悉城鄉居民社會養老保險工作相關政策和業務流程,還要掌握相關的其他學科綜合知識和檔案管理專業知識、熟悉檔案管理政策法規,對業務檔案進行準確分類和科學管理,但目前棗陽市城鄉居民社保局、鄉鎮檔案管理工作人員全部是兼職人員,不具備專業的檔案管理知識和科學的檔案管理技能,面對數量龐大、類別繁雜的業務檔案,檔案管理工作效率和管理質量短期內難以提高。

      三、提升城鄉居民社會養老保險檔案管理工作水平的建議

      (一)轉變觀念,提高檔案工作重要認識。意識決定人的行為,要做好城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作,必須改變認為檔案管理工作枯燥繁瑣又無關緊要的陳舊觀念,明確檔案管理工作不是簡單的收集保管材料,業務檔案是參保人唯一的參保繳費原始記錄和到齡享受養老待遇的有效憑據,檔案管理工作質量直接關系到參保人的切身利益和群眾的參保積極性,關系到城鄉居民社會養老保險工作的順利推進。要加大檔案管理工作的宣傳力度,在利用電視宣傳欄目、手機短信、微信、宣傳單和宣傳欄等各種有效載體宣傳城鄉居民社會養老保險相關政策時,同步宣傳檔案管理工作的重要性。改變基層領導和經辦人員只重視參保繳費、不重視業務檔案管理的認識,切實增強做好檔案管理工作的責任意識。

      (二)完善制度,實行檔案規范化管理。檔案管理工作時間跨度長,是一項繁雜、嚴謹、細致的工作,建立健全業務檔案管理一系列合理性、科學性、可操作的制度,才能實現業務檔案管理工作的規范化,一方面要根據城鄉居民養老保險工作實際情況,建立健全業務檔案保管、整理、資料收集等一系列制度,并下達檔案管理目標任務,制定獎懲辦法,加大考核力度;同時要依據《社會保險法》和《檔案法》等相關政策法規,制定出城鄉居民養老保險檔案分類大綱及各類檔案保管期限,針對每一類檔案制定不同的管理制度,將各個子制度構建成一個完整的制度體系,使檔案管理工作有章可循、規范操作,確保檔案管理工作的法制化、制度化、規范化。

      (三)改進方法,加快檔案信息化建設。隨著信息時代的到來,檔案管理傳統的方式方法已不適應新形勢要求,運用新科技和信息化管理手段,加快檔案管理信息化工作,是適應社會和時代發展必然選擇。城鄉居民社保險檔案信息化建設就是要針對信息化水平落后的現狀,引進先進的業務檔案管理系統,用電子軟件對各類檔案編制卷內和案卷目錄,借助于檢索工具對檔案進行調卷和信息的檢索,實現用計算機系統管理檔案,檔案數據省、市、鄉三級共享,不斷提高城鄉居民社會養老保險業務檔案管理的工作效率和調用便捷率,最大限度地提高檔案管理質量。

      (四)加大投入,保障檔案管理工作效率。保障鎮、村兩級經辦機構經費投入,充實配齊經辦人員,逐步改善村協理員待遇,盡可能考慮在目前每人每月200元補助的基礎上,隨著社會進步和經濟發展逐年同比例提高,從而提升他們工作積極性。同時加強對鎮、村兩級經辦人員業務指導,全面提升檔案收集整理工作質量。配齊鄉鎮業務檔案室所需各類硬件、軟件設施,從根本上改善鄉村業務檔案管理工作條件,有效保證檔案材料的準確完整和規范嚴謹,保證各環節材料傳遞的及時、高效。

      (五)提升能力,培養檔案管理專業人才。事在人為,要做好一項工作,人才是關鍵,做好城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作,離不開具有較高的檔案管理工作專業素質和責任意識的人員。要結合城鄉居民社會養老保險發展趨勢,按需施教,注重實效,高度重視檔案人員培訓工作,根據實際需要不定期舉辦培訓班,全面提升檔案管理人員的業務水平。檔案管理人員要注重自我提高,平時要努力練好基本功,注重學習政策法規和業務知識,把熟悉“家底”當成自己的天職。在加強培訓現有人員的同時,可以考慮新招收專業檔案管理員,通過培訓和招錄雙管齊下,培養一批優秀的檔案管理專業人才,促進城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作水平的全面提升。

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